Spesso un buon progetto impatta in una errata pianificazione del tempo di realizzazione. Vediamo come ovviare al problema.
L’anno scorso, quando abbiamo appena iniziato a ristrutturare la nostra casa, un mio amico mi ha avvertito:
“Il tuo progetto ti costerà il doppio del budget originalee richiederà 3 volte più tempo del previsto 😈”
Cercando di superare lo shock, mi sono rivolto all’onnipotente Google, cercando un segnale più ottimista, e mi sono imbattuto in questa inquietante legge di Murphey:
“Un progetto pianificato con noncuranza richiede 3 volte più tempo del previsto;un progetto pianificato con cura richiederà solo il doppio del tempo”.
Murphey e il mio amico erano piuttosto intimi.
Ora, parliamo del perché facciamo così tanto schifo nelle stime del tempo e cosa possiamo fare al riguardo.
Partiamo dai motivi:
- Bias di ottimismo: amo i pregiudizi cognitivi . Uno di questi è la nostra tendenza a sovrastimare le probabilità del nostro stesso successo: presumiamo che le cose andranno più velocemente e più facilmente di quanto fanno di solito, e basiamo la nostra stima sul nulla assoluto.
Questo fenomeno è noto anche come errore di pianificazione.
- Partiamo dal presupposto che il “lavoro profondo” sia ancora realizzabile, ma non lo è.
Crediamo di poter superare noi stessi con un lavoro profondo, ma cerchi di ricordare quando è stata l’ultima volta che hai sperimentato una sessione di lavoro profondo?
- Pensiamo “ore di lavoro netto” ma i progetti sono gestiti per date. Un’attività di 20 ore potrebbe sembrare dover richiedere circa 2,5 giorni, ma se trascorri metà della tua giornata in riunioni, allentamenti ed e-mail, il tempo finisce presto e l’attività richiederà più di una settimana per essere finita (ti ho detto che è 3x).
- Intoppo imprevisto. Proprio quando meno ce lo aspettiamo.
Un bug che richiede una riprogettazione.
Un vicolo cieco che ci costringe a sostituire quel controllo di terze parti …
Una vecchia limitazione del prodotto a cui nessuno importava (fino a questo punto …).
Un caso limite a cui nessuno ha pensato e che richiede più tempo dell’intero progetto.
Un problema di sicurezza in attesa dell’IT.
- Siamo avidi di altro, quindi correggiamo questo bug completamente non correlato e cambiamo il layout dell’interfaccia utente perché non dovrebbe richiedere più di poche ore, giusto?
Oh, abbiamo dimenticato la versione mobile!?
OK, rendiamo tutto più piccolo.
Sbrigati! ci sarebbero volute alcune ore …
Aspetta, non rimpicciolirlo …
Abbiamo quelle traduzioni in tedesco … non ci entreranno mai!
Facciamo un incontro per discutere …
Come non perdere tempo
OK, quindi ora che sappiamo perché facciamo schifo nella stima dei nostri compiti, ecco cosa fare al riguardo:
- Trasforma attività importanti in mini-progetti
Suddividi in sotto-elementi (passaggi), annotali, dedica del tempo alla definizione e alla stima di ogni sotto-elemento, prendi i buffer e pensa alle dipendenze.
Il processo richiederà più tempo, ma ti costringerà a pensare.
- Usa la tecnica di stima in 3 punti
Valuta il tuo progetto o attività in base a 3 diversi scenari:- a = lo scenario migliore (sarà probabilmente simile alla tua stima iniziale)
- m = lo scenario più probabile
- b = lo scenario peggiore
- Tempo stimato = (a + m + b) / 3
- Stima alternativa = (a + 4m + b) / 6
- Usa stime delle taglie delle magliette
Questa è una buona tecnica per stimare rapidamente una grande quantità di lavoro senza entrare nel paradigma dell’analisi-paralisi. Preferisce la velocità alla precisione e utilizza un approccio collaborativo, che lo rende adatto per i progetti di squadra.
- Sii pessimista
Dicono che non dovresti mai andare a fare la spesa quando hai fame, e io dico: non pianificare mai i tuoi progetti quando sei ottimista.
Fai la tua pianificazione dopo pranzo quando l’energia è bassa, o se devi – ricorda a te stesso tutte quelle volte che tu (o il tuo team) avete perso le date di scadenza prima di immergervi nella pianificazione.
Oppure puoi semplicemente moltiplicare tutto per 3 e ottenere risultati simili senza spendere tempo extra per la stima del tempo.
Buon lavoro e migliore pianificazione!
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